Не хочешь работать – собери совещание.

Хотелось бы сказать несколько слов о совещаниях и проблемах, возникающих во время их проведения. Казалось бы, кадровое агентство сработало на 100%, при трудоустройстве все показали себя грамотными специалистами. Почему же при общих собраниях зачастую возникает балаган и решения принимаются неадекватно или же вообще не принимаются? Как показывает практика, самые распространенные проблемы следующие:

1)     Иерархия. Если у руководства есть твердое мнение – очень немногие делают хотя бы попытку его оспорить. В отдельных случаях руководители понимают, что чем умнее подчиненные, чем больше у них рациональных предложений, которые, к тому же, будут жизнеспособными после внедрения, тем лучше для организации и бизнеса. Однако, человеческая натура, к сожалению, часто берет своё, хотя бы в первые несколько секунд: «Как?! Мой подчиненный умнее меня?!» Руководители, не переживайте: для того и нанимаются дополнительные люди, что нельзя всю работу делать одному. Успех ваших подчиненных – ваш успех, поощряйте сотрудников. В противном случае может получиться, как в сказке «Голый король».

2)     Отсутствие единого понимания проблемы. Особенно, в тех случаях, когда в совещании участвуют представители различных функционально структурных единиц. Ведь невозможно быть специалистом во всем! Тем не менее, как правило, каждое подразделение заботится более о своей выгоде, чем о выгоде организации в целом, в небольшой ущерб своим интересам.

3)     Некорректное планирование времени совещания, относительно количественного и качественного содержания. Именно эта проблема приводит к тому, что деловое собрание превращается в нудное многочасовое топтание на одном месте.

Конечно, это не все проблемы, есть множество других, более того, поскольку организации, как и живые организмы, в некотором роде уникальны, то и проблемы могут быть индивидуальными, как и решения. Однако, есть одно универсальное средство, с которого следует начать, для того, чтоб сделать совещания более продуктивными – регламент. Как всегда, все очень просто: где есть большое количество мнений, нужен регламент. Для деловых совещаний, например, этот регламент может включать

- рассылку конкретизированной повестки дня с планированием времени на каждый из вопросов;

- привлечение секретаря собрания, который будет вести протокол и отслеживать лимит времени на высказывание мнений и на каждый вопрос, в соответствии с повесткой;

- рассылку протокола собрания участникам с назначением ответственных лиц и отслеживание выполнения принятых решений. Эта обязанность возлагается на секретаря собрания.

Использование этого способа если и не поможет решить все проблемы, то хотя бы даст возможность их локализовать для последующей проработки.